Informasi Publik

PROSES PENAMBAHAN, PENGURANGAN,

PEMBEKUAN, DAN PENCABUTAN

1. Persyaratan untuk penambahan ruang sertifikasi:

  • Klien harus mengajukan permohonan resmi secara tertulis untuk penambahan ruang lingkup;
  • Menyertakan dokumen terkait yang menjadi persyaratan penambahan;
  • Obyek yang menjadi permohonan penambahan ruang lingkup dari klien harus sudah dioperasikan;
  • Apabila menyangkut produk, maka harus sudah ada contoh produknya;
  • Membayar biaya penambahan ruang lingkup;
  • Menjalani proses penambahan ruang lingkup.

2. Penambahan ruang lingkup terkait pihak ketiga dari perusahaan klien (makloon), harus memenuhi persyaratan:

  • Pihak ketiga (pemakloon) harus mempunyai perjanjian tertulis dengan perusahaan klien guna memenuhi kebutuhannya paling sedikit selama 1 (satu) tahun kerja;
  • Merek yang diajukan benar-benar milik pemakloon dan masih berlaku selama perjanjian berjalan;
  • Produk yang diajukan (makloon) sejenis dengan produk yang dihasilkan klien;
  • Persyaratan lain, sesuai dengan point 1 di atas.

3. Pengurangan ruang lingkup atas keinginan klien diajukan oleh klien atau Pengurangan ruang lingkup sertifikasi dapat dilakukan sepihak oleh LS-IPB karena salah satu alasan berikut:

  • LS IPB tidak memperoleh bukti cukup bahwa suatu lingkup obyek sertifikasi masih aktif. Apabila menyangkut produk, maka produk tersebut sudah tidak ditemukan lagi di pasar sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan;
  • LS IPB menemukan kriteria KRITIS dari proses penilaian lapang terhadap suatu sistem HACCP dan/atau SMKP;
  • Apabila produk dan/atau jasa layanan yang dihasilkan klien telah terbukti merugikan masyarakat dengan ketetapan hukum yang tetap (inchrach);
  • Klien gagal memenuhi persyaratan minimum sistem sertifikasi setelah melalui proses penilaian LS-IPB.

4. Kondisi untuk pengurangan ruang sertifikasi adalah:

  • Klien mengajukan permohonan resmi secara tertulis untuk pengurangan ruang lingkup;
  • Klien dinyatakan gagal untuk memenuhi ruang lingkup oleh LS-IPB;
  • Tidak memengaruhi kontrak sertifikasi;
  • Menjalani proses pengurangan ruang lingkup.

5. Administrasi Pembuatan, Perubahan, Pembatalan, dan Penarikan Sertifikat

  • Sertifikat dicetak apabila klien telah dinyatakan lulus dan telah memenuhi persyaratan administrasi, serta telah membayar keseluruhan biaya sertifikasi.
  • Sertifikat Survailen diterbitkan setelah klien menyelesaikan persyaratan administrasi dan membayar biaya Survailen.
  • Kepala Sub Divisi Administrasi akan menghubungi pihak perusahaan untuk melengkapi data dan informasi yang akan dicantumkan dalam sertifikat.
  • Untuk penarikan dan pembatalan sertifikat Kepala Sub Divisi Administrasi akan mengirimkan surat kepada klien dilampiri dengan berita acara penarikan sertifikat.
  • Klien diminta untuk menandatangani berita acara penarikan sertifikat selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari setelah surat tersebut dikirimkan dan bukti penandatangan dikirim balik melaui fax, pos atau surat elektronik.
  • Apabila dalam waktu yang ditetapkan tersebut klien tidak menandatangani dan mengembalikan berita acara, maka LS-IPB akan menerbitkan berita acara penutup.
  • Pada berita acara penutup dinyatakan bahwa sertifikat telah batal atau tidak berlaku dengan sendirinya.
  • Kepala Sub Divisi Administrasi akan mengirimkan surat pemberitahuan tentang pembatalan sertifikat disertai dengan berita acara penutup tersebut.
  • Jika ada perubahan baik penambahan atau pengurangan ruang lingkup, maupun perubahan sistem manajemen atau organisasi klien, maka sertifikat akan direvisi dengan tidak mengubah umur sertifikat.
  • Sertifikat yang diterbitkan atau dibatalkan atau dicabut atau dibekukan atau direvisi akan dipublikasikan di website LS-IPB oleh Kepala Sub Divisi Administrasi.

6. Pencabutan dan Pembekuan

a. Penangguhan/pembekuan sertifikat masa waktu berlakunya adalah 3 (tiga) bulan dalam kasus seperti di bawah ini, tetapi tidak terbatas dalam hal-hal ini:

  1. Ditemukan ketidaksesuaian kritis pada saat survailen; Adanya perubahan desain atau proses produksi yang memengaruhi kesesuaian produk baik mutu, maupun keamanan pangan yang belum dievaluasi Lembaga Sertifikasi LT-IPB;
  2. Dalam kasus penggunaan sertifikat yang tidak benar, seperti cetakan yang tidak benar atau periklanan tidak diselesaikan dengan cara penarikan kembali atau tindakan lain yang dilakukan oleh klien;
  3. Jika terdapat pertentangan atau pelanggaran terhadap aturan pelaksanaan Lembaga Sertifikasi LT-IPB;
  4. Jika pengaduan dari pihak yang berkepentingan tidak ditangani;
  5. Sistem manajemen klien yang disertifikasi gagal secara total dan serius untuk memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan untuk efektivitas sistem manajemen;
  6. Klien yang disertifikasi tidak memperbolehkan audit Survailen atau Sertifikasi Ulang dilaksanakan pada frekuensi yang dipersyaratkan atau;
  7. Klien yang disertifikasi telah meminta pembekuan dengan sukarela.

b. Pencabutan sertifikasi karena kasus-kasus sebagai berikut, tetapi tidak terbatas pada hal-hal berikut.

  1. Atas keinginan klien sendiri yang dinyatakan secara tertulis;
  2. Langkah akhir dari rangkaian peringatan terhadap penyimpangan yang dilakukan perusahaan klien;
  3. Pembubaran kegiatan perusahaan klien;
  4. Perusahaan dinyatakan bersalah dan telah memiliki kekuatan hukum tetap (incrach) dalam sengketa kasus keamanan pangan;
  5. Tidak cukupnya tindakan perbaikan yang dilakukan oleh klien dalam kasus penangguhan dan/atau pembekuan sertifikat;
  6. Jika klien gagal untuk menyelesaikan kewajiban pembayaran;
  7. Jika masa proses pembekuan sertifikasi telah habis;
  8. Jika akreditasi Lembaga Sertifikasi LT-IPB dibekukan atau dicabut.

PENGADUAN, PERSELISIHAN DAN BANDING

Pengaduan

Semua pengaduan yang diterima klien (Organisasi Klien) dari klien atau pihak terkait lainnya harus direkam, ditindaklanjuti, dan tersedia untuk auditor Lembaga Sertifikasi LT-IPB pada setiap dan semua kunjungan. Organisasi Klien harus memelihara rekaman terkait untuk periode minimal 3 (tiga) tahun.

Pengaduan Organisasi Klien disampaikan secara tertulis kepada Kasubdiv Operasional Lembaga Sertifikasi LT-IPB dengan tembusan kepada Wakil Manajemen.

Banding

Semua Perselisihan yang mungkin timbul dalam kaitannya dengan perjanjian diselesaikan dengan prosedur banding yang ditetapkan oleh Lembaga Sertifikasi LT-IPB.

Semua permohonan banding yang disampaikan kepada Lembaga Sertifikasi LT-IPB diajukan dihadapkan panel Banding Lembaga Sertifikasi LT-IPB.

Keputusan Panel Banding merupakan keputusan akhir dan mengikat baik bagi Organisasi Klien maupun bagi Lembaga Sertifikasi LT-IPB. Tidak ada tuntutan balik yang diajukan kedua belah pihak yang bersangkutan untuk menerima atau mengubah keputusan tersebut.

Dalam keadaan dimana permohonan banding dikabulkan dan sertifikat diberlakukan kembali, tidak ada tuntutan yang dapat diajukan kepada Lembaga Sertifikasi LT-IPB untuk pembayaran kembali biaya atau kerugian lain sebagai akibat dari pernyataan pencabutan.

Perselisihan

Bilamana banding atau keluhan mengakibatkan ketidakpuasan pada kedua belah pihak, kedua belah pihak dapat menyelesaikannya melalui pihak ketiga seperti badan hukum atau pengadilan.

Seluruh biaya yang terjadi dari penyelesaian melalui pihak ketiga akan dibayar secara adil oleh masing-masing pihak.

Informasi mengenai pengaturan terkait pembatasan atas penggunaak nama LS dan tanda sertifikasi diatur lebih lanjut dalam Panduan Layanan, yang dapat diperoleh dengan menghubungi Administrasi LS IPB

sertfikasi-ipb11

Lembaga Sertifikasi LT-IPB memiliki mekanisme pelaksanaan manajemen ketidakberpihakan sebagai berikut :
1) Memastikan bahwa anggota komite bebas dari tekanan semua pihak.
2) Memastikan personal yang ditugaskan untuk penilaian, pengawasan berkala, resertifikasi, dan penanganan banding tidak terkait kepentingan dengan pelanggan.
3) Memastikan bahwa LS tidak mensertifikasi organisasi dalam manajemen yang sama.
4) Memastikan tidak ada keterkaitan dengan layanan konsultasi.
5) Memastikan tidak ada diskriminasi harga.
6) Memastikan personal yang terlibat dalam pengambilan keputusan sertifikasi tidak terkait kepentingan dengan pelanggan.

Dijelaskan dalam Perjanjian Kerjasama LS-IPB-F010